A 4ª Etapa tem por objetivo a realização da primeira Reunião de Gestão da Estratégia (RGE), que é o principal mecanismo de acompanhamento da execução da estratégia. Por meio das RGEs, é possível verificar a suficiência dos Projetos Estratégicos em execução e, principalmente, se as metas estabelecidas estão sendo, de fato, alcançadas, tomando-se ações corretivas se necessário. Em última instância, visa-se o alcance da Visão de Futuro.
Confira como foi a condução da 4ª Etapa:
Iniciativas: Definição da sistemática para a gestão continuada dos Programas Institucionais e atualização do estágio atual destes programas para a Reunião de Gestão da Estratégia (RGE) com os líderes do MPDFT
Tão importante quanto a gestão da estratégia da Instituição, é gerir a carteira de Programas Institucionais.
Assim, desenhou-se a gestão continuada dos Programas Institucionais, que tem como base o acompanhamento das etapas que compõem cada programa. O intuito é monitorar o desempenho de cada etapa, e por consequência, realizar a gestão integrada do Programa Institucional.
Gestão dos Programas Institucionais
Como o alcance das metas estratégicas do MPDFT depende do avanço dos programas estratégicos da Instituição, é fundamental que cada Unidade Administrativa - UA exerça uma gestão sistemática dos programas e projetos sob sua gerência.
Como cada programa institucional é composto de etapas, uma maneira tradicional de acompanhamento é realizada pelo Índice de Realização Física (IRF).
Por exemplo: se um determinado programa institucional possui 5 etapas e, no exato momento, 3 das 5 etapas já foram realizadas, o IRF será de 60%.
Outra forma de realizar o acompanhamento do programa institucional é pelo Índice de Realização Orçamentária (IRO).
Por exemplo: se um determinado programa institucional possui orçamento total previsto de R$ 100.000,00 e, no exato momento, já foram consumidos R$ 40.000,00, o IRO será de 40%.
Como a cultura de medição é fundamental para o sucesso do projeto, recomenda-se fortemente que os indicadores IRO e IRF sejam absorvidos e utilizados de forma contínua pelos líderes dos programas institucionais. Ambos os indicadores são básicos e fundamentais para promover uma mudança de cultura no que tange tanto à disciplina financeira (IRO) quanto à disciplina de planejamento e execução (IRF).
A mesma recomendação vale para os gestores das ações de cada Unidade Administrativa.
Há uma 3ª possibilidade de acompanhamento dos programas institucionais.
Isto se dá pelo acompanhamento de indicadores específicos, que não o IRO e o IRF.
Por exemplo, no caso hipotético de existir um Programa Institucional de promoção da qualidade de vida, pode-se utilizar, além do IRO e do IRF, o indicador Índice de Desenvolvimento Humano (IDH), que afere aspectos críticos no que tange à qualidade de vida. A recomendação é de utilizar indicadores específicos somente quando realmente necessário, ou seja, quando o Programa Institucional apresenta em seu escopo uma particularidade que transcenda a gestão pelos indicadores IRO e IRF.
Gestão dos Programas Institucionais Unidades Administrativas
- Gestão e monitoramento de progresso dos programas. Ou seja, comparação direta entre os realizados dos indicadores e as respectivas metas:
- Farol verde: igual ou acima da meta;
- Farol amarelo: abaixo da meta, mas ainda na tolerância; e
- Farol vermelho: abaixo da meta e abaixo da tolerância.
- Análise das distorções e desvios visando à tomada de ações corretivas;
- Apresentação pró-ativa de alternativas de solução que podem ser geralmente:
- Alocação de mais recursos para o programa/etapa;
- Antecipação/adiamento de etapas do programa;
- Proposta de novas etapas; e
- Exclusão de etapasAjuste no escopo de etapas.
Indicadores e Metas: Suporte no encaminhamento de pendências, definição de planos de ação, atribuições e comunicação de responsáveis e prazos
Com vistas à preparação das Reuniões de Gestão da Estratégia (RGEs), é fundamental a eliminação de eventuais pendências relativas a indicadores e metas. Ou seja, cada indicador deve estar plenamente detalhado e com o seu respectivo valor (realizado) apurado.
Quanto às metas, estas devem estar projetadas até 2020 e, quando da impossibilidade de se defini-las, planos de ação são estabelecidos, com responsáveis e prazos devidamente estabelecidos.
Cockpit: suporte na melhor formatação dos gráficos e do cockpit e na definição das regras correlatas
Com o intuito de oferecer sustentação à gestão e operacionalização de todo o conteúdo do Balanced Scorecard do MPDFT, incluindo os painéis de ações e rotinas de cada Unidade Administrativa, estruturou-se um sistema operacional integrado.
Tal sistema não somente apresenta o status dos conteúdos estratégicos como mapa, indicadores, metas e programas como também permite a visualização dos vínculos entre estes conteúdos e os painéis de ações e rotinas de cada Unidade Administrativa.
Assim, pode-se realizar a gestão em qualquer nível contemplado, desde o gerenciamento do próprio BSC pela Equipe de Líderes e Guardiões, monitorando o alcance das metas estratégicas, como a gestão dos painéis das Unidades Administrativas UAs, monitorando o alcance das metas de suas ações e rotinas, pelas próprias UAs com apoio da SECPLAN.
40 servidores capacitados nos conceitos de Reunião de Gestão da Estratégia (RGE) de forma a transferir o conhecimento (treinamento e coaching), possibilitando atuação como multiplicador do conceito na organização
A última atividade da etapa 4 constitui a capacitação dos participantes das Reuniões de Gestão da Estratégia (RGEs).
O papel de cada participante é, além de contribuir efetivamente para a realização da gestão estratégica do MPDFT, atuar como multiplicador dos conceitos envolvidos, apoiando, assim, a disseminação do Modelo de Gestão no âmbito da Instituição.
Os principais objetivos desta capacitação são:
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Esclarecer as atribuições de cada participante antes, durante e depois da RGE;
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Estabelecer os resultados esperados em cada RGE;
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Fixar a pauta estratégica das RGEs, com o intuito de promover o seu pleno cumprimento durante a RGE; e
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Ressaltar a importância do devido acompanhamento das tomadas de decisão até a próxima RGE.